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给外单位员工报销费用或补贴的会计操作方法

来源:网络 作者:网络 点击: 时间:2016-11-21 09:58

有时,外单位人员会来本公司工作,比如:母公司审计人员、事务所律师、设备供应商维修人员、评审会专家、咨询顾问等等,他们的补贴、费用该如何发放和报销呢?

 

正确办税,要求正确区分补贴与费用。通过前面几期的讲解和案例分析,大家应该可以把握补贴与费用的差别了。

补贴费用

 

所以,简单说,补贴是“雇主↔雇员”的关系,费用是“购买方↔销售方”的关系。

 

基于以上认识,我们可以得出一个结论:“公司无法给非雇员支付补贴。”这一结论实际上等价于:“公司无法给非雇员支付工资”。

 

如果外单们人员来本公司公干,如果不能够构成“雇佣”关系,则不能支付补贴。

 

与补贴相反,费用实质上是公司自己的支出,只不过可能是公司直接支付给服务提供方,也可能是通过自己的员工、通过外单位人员代为消费服务、支付费用。虽然服务具体是由个人消费,但其消费的目的,依然是为了公司的工作。

 

基于这个认识,我们可以得出结论,如果外单位员工的相关费用开支是替公司开支的——这一般由合同来进行证明——则公司完全可以直接报销此类费用。

 

例如:根据协议,律师事务所派律师为本公司处理某诉讼纠纷,除向律所支付服务费外,还承担律师取证工作中的交通、住宿、工作餐费用,由律师凭发票据实报销,或者由公司直接安排。同时,按每日100元的标准向律师支付补贴。

 

上述各项费用、补贴,如何区分?是否涉及个税?如何核算?需要什么票据?

 

先看向律所支付的服务费,这个很简单,它是正常的法律服务费用开支,由律所提供增值税发票。

 

律师的交通费与住宿费,由于合同约定此费用由客户承担,并且这类费用是基于公司业务的实际情况与客户的实际需求产生的,由客户承担更为合理,并且符合商业惯例,所以作为公司的差旅费据实报销是正确的。

 

此时,律师提供的发票可能是公司台头,也可能是其个人台头,都不影响费用的列支。实际上也不影响企业所得税扣除。因为我们前面的分析已经可以看出其费用的实质。

 

但是,如果是增值税专用发票,则不是公司台头无法抵扣进项。这是由增值税发票的特点决定的。

 

那么工作餐呢?

 

对不起,这个要具体分析。一般所谓工作餐,其实就是一日三餐,这样的话,实际上就不是工作餐了,而是个人延续生命的必然支出,属于再生产劳动力的范畴,应由个人承担。

 

如果此工作餐是工作中的加班餐、误餐,则属于公司的开支,这就可以在管理费用中列支了;如果是招待性质的餐费,则可以在招待费中列支了。

 

严格说来,会计在报销时,无法仅凭一张餐饮发票,就能辨别费用能否列支、列支于哪个项目,而必须要获取其它的证据,以证明费用的用途。

 

同理,未来税务检查人员查到此费用时,如果没有其它证据,只有餐饮发票,则检查人员也无法确认费用的真实开支用途。按《征管法》的规定,此类无法准确核算的支出,检查人员可以基于自己的职业判断进行核定。

 

这种情况下,实务中大多数稽查人员的认定是:“一律作为招待费列支。”他们作此认定,是于法有据的。你没有证据,他当然可以核定。

 

但是,你现在就应该能够认识到了,如果有其它证据证明此餐饮是加班、误餐等直接因公的费用,而稽查人员认定:“只要是餐饮发票,一律按招待费处理”,则肯定是错误的,因为它罔顾了事实与证据。稽查如果真想按招待费认定,必须要推翻公司的相关证据。

 

以上是交通、住宿、餐饮费用的列支情况。然后分析那个每人每天100元的补贴。

 

这个补贴是万万无法列支的,因为律师不是公司员工,也不符合公司员工定义,所以公司无法向律师支付补贴。

 

如果这笔钱真的支付了,又该如何入账呢?

 

站在律师角度就一目了然了。律师提供了法律服务,取得100元收入,“服务+收入”,显然是增值税应税收入,应该提供服务发票。

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