电算化环境下主要财务报表编制方法(2)

　　所以笔者建议，在“未分配利润”项目下面增加“本年利润”明细项目，按照本年利润余额填列，用来反映本年度所形成的还未分配的利润，再增加一个“年终分配后的利润”项目，用来反映通过年终分配还剩余多少未分配利润。

　　二、利润表编制出现的差错及原因分析

　　以“财务费用”项目为例，用友UFO报表中将其取数公式设置为：FS（5503，月，“借”，年），按照这种方式设置，只有“财务费用”科目发生额全部为借方发生额时，才能保证利润表中“财务费用”项目的数据是正确的，当出现贷方发生额时，按上述公式取数的结果将是错误的。以票据贴现为例，当票据本身的利息大于票据的贴现息时，会计分录为：

　　借：银行存款11000

　　贷：应收票据10000

　　财务费用1000

　　按公式FS（5503，月，“借”，年）取数编制利润表时，“财务费用”项目的数值将比实际数多1000元。不仅“财务费用”项目存在这种问题，事实上，利润表中的其他项目也存在与“财务费用”项目相类似的现象。比如“管理费用”、“销售费用”等。在教学过程中，有同学将“销售费用”科目的性质不小心设置成了“收入”性质，那么在月末结转损益时“销售费用”就从借方从红字转出了，那么“销售费用”的借方发生额就为零也就不能生成利润表数据了。出现上述这些情况如何来解决呢？

　　（一）按相关科目的本期发生额进行取数，但损益类科目本期均按正方向进行结转

　　出现一些特殊的冲减业务需要进行反方向编制分录时，就采用红字冲销凭证的方法来处理，仍以上述票据贴现为例，按红字冲销方式编制记账凭证时，会计分录编制为：

　　借：应收票据-10000

　　财务费用-1000

　　贷：银行存款-11000

　　这样虽然解决了利润表编制的问题，但与现行会计制度规定存在一定的偏差，还是有些不符合会计制度要求。

　　（二）按相关科目的本期发生净额进行取数，但必须在期末结转前完成利润表的编制

　　对于收入类科目，净额是贷方发生额减去借方发生额，费用类科目的净额则为借方发生额减去贷方发生额。利润表“本月数”各项目根据相关会计科目的借贷方净发生额分析填列，仍以“财务费用”项目为例，取数公式定义为：

　　JE（“5503”，月，）或

　　FS（“5503”，月，“借”，）-FS（“5503”，月，“贷”，）

　　该公式从会计制度的角度理解没在什么错误，但从计算机数据处理的角度出发，还是存在一定的缺陷。按会计制度规定，“财务费用”的本期发生额要于期末结转到“本年利润”账户，期末结转业务在计算机系统中，也被看作是发生额。当企业完成期末结转后，按上述所定义的净发生额取数，“财务费用”项目的数据将是0，这显然与实际情况不符。所以按净发生额取数，则必须保证在期末结转前完成利润表的编制，才能保证其正确性。

　　（三）按相关科目的本期净发生额和本期净结转额两部分来进行取数

　　笔者在总结经验后对取数公式进行了修改，仍以“财务费用”项目为例，其取数公式可以设置为：

　　JE（“5503”，月，）+DFS（“5503”，“3131”，月，贷，）-DFS（“5503”，“3131”，月，借，） 或

　　FS（“5503”，月，“借”，）-FS（“5503”，月，“贷”，）+DFS（“5503”，“3131”，月，贷，）-DFS（“5503”，“3131”，月，借，）

　　通过上述公式取数时，若未进行期末结转，则“财务费用”项目的数据只由“财务费用”的净发生额构成，即由JE（“5503”，月，）或FS（“5503”，月，“借”，）-FS（“5503”，月，“贷”，）生成；若已全部完成期末结转，则“财务费用”项目的数据只由“财务费用”的结转净额构成，DFS（“5503”，“3131”，月，贷，）-DFS（“5503”，“3131”，月，借，）来生成；若存在部分结转时，“财务费用”项目的数据将由“财务费用”科目净发生额和“财务费用”科目净结转额两部分构成。